OBJETIVO
El área administrativa de Hotel Cristal establece el siguiente manual, el cual tiene como objetivo general implementar políticas administrativas en el manejo en los procedimientos de forma de pago las cuales en las áreas de ingresos para el mismo (recepción, restaurante y bar).
RESPONSABLE
Este manual lo crea el departamento de cartera y tesorería para el claro y correcto manejo en el área de caja y recepción, lo modifica la gerencia del hotel con el apoyo del departamento de tesorería y lo divulga la gerencia del hotel apoyado por el departamento de talento humano.
ALCANCE
Este manual es creado para el hotel Cristal con el fin de ser aplicado y utilizado en los departamentos que realizan las operaciones de caja.
REFERENCIA
Bibliografía:
- Organización y gestión contable para hoteles y restaurante.
- Adolfo Scheel Mayenberger.
- Hotelería y turismo - serie finanzas. Universidad Externado De Colombia.
- Segunda Edición
1900
Cibergrafia:
- www.google.com.co
DEFINICIONES – GLOSARIO
AJUSTE: Es un procedimiento en el cual se modifica el saldo de una cuenta que por algún motivo presenta alguna inconformidad por parte del cliente.
ANTICIPO: Se conoce como préstamo, pero en este caso el dinero que se le fue entregado se le será cargado a una cuenta.
ARQUEO: Es el procedimiento en el cual se compara el efectivo o dinero ingresado en la caja con facturas y demás soportes de ingresos.
AVANCE: Se conoce como prestamos de dinero que se dan para ser pagados en un determinado lapso de tiempo.
EGRESO: Se conoce como salida de algún gasto económico.
PAID-OUT: Se conoce como pagos hechos a nombre del cliente por conceptos prestamos los cuales se cargan a la cuenta del cliente.
PLANILLA DE INGRESOS: Se conoce como una planilla la cual muestra especifica el dinero que se ingreso en el transcurso del día y la cantidad de este.
REEMBOLSO: Es el control de la base y este se lleva a cabo con los recibos que se han pagado durante el día.
SOBRE DE REMISIÓN: Es conocido ya que este sobre cuenta con algunas características para ser diligenciado, cuenta con espacios para reconocer que es lo que se encuentra dentro de este.
ACTIVIDADES
- Cierre de cuenta.
- Formas de pago.
- Cierre de cajero.
- Procedimientos especiales.
CIERRE DE CUENTA
- Ajuste.
- Descuento.
AJUSTE
Es un procedimiento en el cual se modifica el saldo de una cuenta que por algún motivo presenta alguna inconformidad por parte del cliente. Una de las políticas del Hotel Cristal es que se realizara el ajuste a la cuenta de un cliente siempre y cuando se ha producido un error y se debe corregir bien sea por haber cobrado de más o por qué no se cobro algo. El cajero es quien realiza el correspondiente ajuste y está controlado debidamente por el departamento de auditoría, y el responsable de este será la recepcionista de turno la cual debe obtener consentimiento del jefe de recepción.
DESCUENTO
El descuento es el ajuste que se realiza a la cuenta por diferentes conceptos que pueden ser descuento por pago en efectivo, por temporada, descuento promocional, descuento por cortesía etc.se puede presentar un descuento por temporada, descuento promocional, descuento por cortesía etc. Una de las políticas del Hotel cristal es que se realizara descuento siempre y cuando sea un huésped permanente constante o que se haiga hospedado por un periodo mínimo de una o más semanas. Es el cajero quien debe realizar la correspondiente corrección o modificación es controlado por el departamento de auditoría, y este tendrá el consentimiento por el jefe de recepción.
FORMAS DE PAGO
· Efectivo.
· Moneda Extranjera.
· Tarjeta Crédito.
· Tarjeta Debito.
· Travel Check.
· Cheque (Personal, Empresarial).
· Cuenta Compañía.
EFECTIVO
El efectivo es una forma de pago, tipo de moneda y medio de intercambio común reconocido por la sociedad, esta forma de pago está establecida de acuerdo a cada país y comúnmente reconocida tanto en billetes como en monedas cada una con un monto diferente de acuerdo al Banco De La Republica de cada país. El Hotel Cristal solo recibirá dinero efectivo que se encuentre legible, vigente y en buen estado y además se revisa puntos de seguridad tales como: Marca de agua, hilo de seguridad, registró perfecto etc. Se autorizan pagos de los servicios prestados en el Hotel Cristal hasta un monto máximo de DOS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($2´500.000).
El efectivo ingresado será controlado de acuerdo a las facturas y recibos realizados durante el determinado día, además este será inspeccionado y vigilado por tesorería, y el responsable del ingreso del efectivo a la caja es la recepcionista del respectivo turno del Hotel Cristal y esta debe verificar su validez e ingreso de acuerdo a las políticas anteriormente mencionadas.
MONEDA EXTRANJERA
Es una forma de pago reconocida como divisa, se le llama de esta manera ya que es emitida en otra nacionalidad diferente a la de origen, se reconoce moneda extranjera o divisas a pagos impresos en billetes y monedas las cuales sus denominaciones y características son diferentes a las circuladas en nuestro país. El Hotel Cristal solo recibirá moneda extranjera o divisas reconocidas como dólares americanos, dólares canadienses, euros y yenes japoneses, y esta forma de pago solo se le recibirá a personas provenientes de una nacionalidad extranjera, por ningún motivo se recibirá moneda extranjera a personas nacionales, y únicamente se efectuaran pagos por servicios brindados a personas extranjeras por un monto no superior o igual a (1.000) en cualquiera de las formas de pago anteriormente mencionadas. En el momento de recibir el dinero se debe solicitar el pasaporte para verificar su nacionalidad. El control del dinero en moneda extranjera ingresada en el Hotel Cristal será de acuerdo a las facturas y recibos realizados durante el determinado día y además será registrado en la planilla, además es inspeccionado y vigilado por tesorería. El responsable del ingreso de la moneda extranjera a la caja es la recepcionista del respectivo turno del Hotel Cristal y esta debe verificar su validez e ingreso de acuerdo a las políticas anteriormente mencionadas.
TARJETA CREDITO
La Tarjeta Crédito es una forma de pago reconocida en todo el mundo, es utilizada de forma habitual ya que permite el pago aplazado del servicio adquirido. Esta es emitida por un banco o entidad financiera con un cupo determinado impuesto por cada banco la cual autoriza a la persona asignada en la tarjeta. Algunas de las tarjetas más conocidas y utilizadas son: Visa, American Express, Mastercard, Dinersclub, JCB, Discover. Cada una de estas se pueden utilizar en cajeros automáticos en pagos de compras y en bancos. El Hotel Cristal solo recibirá Tarjetas crédito reconocidas como lo son Visa, American Express, Mastercard, Dinersclub y la persona que realice el pago de los servicios adquiridos solo podrá presentar y se le aceptara una tarjeta con un crédito no mayor a DOS MILLONES DE PESOS ($2´000.000), y se verificara sus puntos de seguridad tales como: Nombre, fecha de vencimiento y firma de la persona que vaya a realizar el pago y además se le solicitara el documento de identidad. El control de la Tarjeta Crédito se realizara de acuerdo a los voucher emitidos en el momento del pago y estos son registrados en la planilla de ingresos y estos a su vez son controlados por tesorería. El responsable del ingreso de los pagos con tarjeta crédito a la caja es la recepcionista del turno respectivo del Hotel Cristal y esta debe verificar su validez e ingreso de pago de acuerdo a las políticas anteriormente mencionadas.
TARJETA DEBITO
Es una forma de pago, reconocida en todo el mundo es utilizada de forma habitual ya que permite acceder al dinero disponible en la cuenta corriente o de ahorros esta guarda información acerca del saldo disponible por el titular, y es utilizada para efectuar operaciones financieras, además genera un cargo directo por el valor de la operación en la cuenta corriente o de ahorro del cliente. Para acceder a una tarjeta debito se debe tener cuenta bancaria en el banco que la omite. El Hotel Cristal solo recibirá Tarjetas Debito que se encuentren con los puntos de seguridad tales como: Nombre y fecha de vencimiento. Se autorizan pagos de los servicios prestados en el Hotel Cristal hasta un monto máximo de CUATRO MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($4´500.000). El control de la Tarjeta Debito se realizara de acuerdo a los voucher emitidos en el momento del pago y estos son registrados en la planilla de ingresos y estos a su vez son controlados por tesorería. El responsable del ingreso de los pagos con tarjeta crédito a la caja es la recepcionista del turno respectivo del Hotel Cristal y esta debe verificar su validez e ingreso del pago de acuerdo a las políticas anteriormente mencionadas
TRAVEL CHECK
El travel check son talones que pueden ser emitidos por una entidad bancaria con unos importes prefijados, normalmente en moneda extranjera. Una vez en destino pueden ser cambiados por dinero del lugar, previo pago de una pequeña comisión bancaria. El Hotel Cristal solo podrá recibir travel check de un huésped extranjero de ninguna otra manera se recibirán a personas nacionales. El travel check es controlado por tesorería. El Único responsable de verificar la validez del travel check será el recepcionista de turno del hotel.
CHEQUE
Un cheque un documento de titulo valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria. El Hotel Cristal solo recibirá cheques personales y empresariales ninguna otra forma de pago en cheque será recibida. El cheque es controlado por tesorería. El Único responsable de verificar la validez del cheque será el recepcionista de turno del hotel.
CUENTA COMPAÑIA
La cuenta compañía es una carta en la cual una empresa se dirige por medio de esta solicitando los servicios del hotel para uno de sus empleados la cual especifica los servicios que desean adquirir, en esta carta se deberán encontrar los datos de la persona que adquirirá los servicios esta carta debe ser enviada al hotel de 4 o 3 días antes de que se comienza a adquirir los servicios, la cuenta compañía es controlada por tesorería. El hotel solo recibirá pagos por medio de cuenta compañía solo a las empresas que tengan convenio con el hotel, la cuente compañía es controlado por tesorería. El Único responsable de verificar la validez del cheque será el recepcionista de turno del hotel.
CIERRE DE CAJERO
- Sobre de remisión
- Planilla de ingresos
SOBRE DE REMISIÓN
Es conocido ya que este sobre cuenta con algunas características para ser diligenciado, cuenta con espacios para reconocer que es lo que se encuentra dentro de este el cual especifica la cantidad que se introdujo este debe contener soportes de pago de ingresos y egresos divisas y efectivo. Una de las políticas establecidas por el Hotel Cristal es que el cajero debe diligenciar correctamente el sobre de remisión y debe de ir acompañado de un testigo anteriormente asignado por el Hotel. El control lo llevara el auditor nocturno del Hotel Cristal. El responsable es el cajero junto al testigo que lo acompaño a ingresar el sobre de remisión en la caja de seguridad del Hotel Cristal.
PLANILLA DE INGRESOS:
Se conoce como una planilla en la cual especifica el dinero que se ingreso en el transcurso del día y la cantidad de este en este se deben registrar todos soportes de pago como lo son facturas, cheques, cartas de garantía, vouchers, travel cheques, efectivo y divisas. Una de las políticas del Hotel Cristal es que la planilla de ingresos debe coincidir y si esta no coincide esta no debe de ser remitida hacia la caja sino que debe de verificar y pedir asesoría de alguna persona. El control de la planilla de ingresos la debe llevar a cabo en por el auditor nocturno del Hotel Cristal. Y el responsable será el recepcionista de turno.
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES
- Arqueo.
- Reembolso.
- Paid-out.
- Avance.
- Anticipo.
ARQUEO
Es el procedimiento en el cual se compara el efectivo o dinero ingresado en la caja con facturas y demás soportes de ingresos y la suma de dichas facturas es la base que debe de tener el cajero. Reconocimiento, cuenta y comprobación de los bienes existentes, consiste en la comprobación de los movimientos realizados durante un período la cual se debe realizar 1 vez por turno y la persona encargada de de controlar este proceso es el auditor de ingresos y el responsable de realizar este proceso es el recepcionista. Una de las políticas del Hotel es que si la recepcionista de turno realiza el arqueo pero la suma de facturas y demás no le da una base adecuada debe rectificar y si no dirigirse a una persona que le brinde asesoría si esto sucede o presenta un descuadre de dinero más de tres (3) veces se le pasara memorando. El control del arqueo lo lleva a cabo el auditor nocturno. El responsable del arqueo es la recepcionista de turno del Hotel Cristal.
REEMBOLSO
Es el control de la base que tienen en recepción este se lleva a cabo con los recibos que se han pagado durante el día. Una de las políticas del Hotel Cristal es que el reembolso solo se debe hacer en cada uno de los turnos, y este será controlado y llevado a cabo por el jefe de recepción del Hotel Cristal, el responsable de este procedimiento será por el recepcionista de turno del Hotel. El procedimiento que se lleva a cabo es el siguiente: El recepcionista deberá verificar que las los recibos o facturas estén debidamente firmados por el huésped, en un formato diligencia e ingresa la información de todos los recibos y facturas, compara la totalidad de los recibos o facturas, teniendo la ya relación verificada se lleva en paquete con los recibos y el dinero a tesorería, el tesorero revisa el paquete para tener la base de caja completa.
PAID-OUT
Se conoce como pagos hechos a nombre del cliente por conceptos prestamos los cuales se cargan a la cuenta del cliente. Una de las políticas del Hotel Cristal es que en el momento de un paid-out se le adicionara a la cuenta el 15% por el servicio ofrecido. El control de paid-out lo llevara a cabo el auditor nocturno. El responsable de dicho procedimiento será la recepcionista de turno. El procedimiento que se realizara será el siguiente: En el momento en el que el huésped solicite el paid-out la recepcionista verifica que esta persona sea verdaderamente un huésped solicitándole el número de la habitación y el documento, si no es huésped se le negara el paid-out, si es huésped si verdaderamente es un huésped se le informa el recargo que tendrá, se diligencia el formato de paid-out, se le solicita que lo firme se verifica la firma, se le entrega el dinero y además una factura o recibo y se deja una copia de este en la caja.
AVANCE
Cantidad correspondiente a una transacción económica o al pago de una deuda o salario que es abonada con anterioridad a la fecha acordada de antemano, este se aplica en la hotelería haciendo un cargo permanente a la cuenta del huésped. Una de las políticas del Hotel Cristal será que al momento de realizar el préstamo se diligencia una planilla de avance en el cual se cobra una comisión del 10%, el encargado de realizar el control es el auditor nocturno, el tesorero y la contraloría, y el responsable será la recepcionista de turno. Se debe realizar el siguiente proceso: En el momento en el que el huésped solicite el avance la recepcionista verifica que esta persona sea verdaderamente un huésped solicitándole el número de la habitación y el documento, si no es huésped se le negara el avance si es huésped si verdaderamente es un huésped se le informa el recargo que tendrá, se diligencia el formato de avance, se le solicita que lo firme se verifica la firma, se le entrega el dinero y además una factura o recibo y se deja una copia de este en la caja.
ANTICIPO
Se conoce como préstamo, pero en este caso el dinero que se le fue entregado se le será cargado a su cuenta, además es un servicio brindado por el Hotel Cristal. Una de las políticas del Hotel Cristal es que en el momento de un anticipo se le adicionara a la cuenta el 15% por el servicio ofrecido. El encargado de realizar el control es el auditor nocturno el tesorero y la contraloría, y el responsable será la recepcionista de turno. Se debe realizar el siguiente proceso: En el momento en el que el huésped solicite el anticipo la recepcionista verifica que esta persona sea verdaderamente un huésped solicitándole el número de la habitación y el documento, si no es huésped se le negara el anticipo si es huésped si verdaderamente es un huésped se le informa el recargo que tendrá, se diligencia el formato del anticipo, se le solicita que lo firme se verifica la firma, se le entrega el dinero y además una factura o recibo y se deja una copia de este en la caja.
